Cuatro preguntas clave antes de adoptar comunicaciones en la nube

Business man with blue cloud computing conceptSegún un estudio publicado por la consultora IDC, los servicios en la nube (‘cloud’) han registrado un crecimiento del 93% en 2012 en las empresas Españolas respecto 2011.

En el mismo informe la consultora constata que, un 29% de las empresas utiliza ‘cloud computing’, ya sea a través de nube privada o pública. La previsión para 2013 es que las empresas que utilizan servicios o infraestructuras en la nube pasarán de ser el 29% a ser más de la mitad, alrededor de un 54%. Esta tendencia está afectando por tanto a diferentes tecnologías y soluciones que hasta la fecha las empresas compraban, instalaban y gestionaban en sus instalaciones, y que gracias a los avances tecnológicos y la mejora de los accesos de banda ancha en Internet, las empresas están migrando hacia la nube cuando ello les aporta beneficios tangibles en el corto y medio plazo.

Este es el caso también de las comunicaciones y en particular, de las centralitas telefónicas, que desde ya hace algunos años las empresas pueden disponer de ellas alojadas en la nube, gracias a los avances de la Telefonía IP así como por la aparición de los proveedores de servicios gestionados de comunicaciones, que agrupan bajo una única cuota mensual todos o parte de los servicios de comunicaciones que una empresa necesita y que eliminan la tradicional compra e inversión en sistemas telefónicos.

Como en cualquier proceso de transición tecnológica es necesario no obstante que las empresas evalúen con precisión las ventajas, inconvenientes y potenciales riesgos del cambio, contando para ello con un asesoramiento experto y conocedor de su negocio, para tomar las decisiones adecuadas en el momento oportuno. A continuación, detallamos algunos de los aspectos clave que una empresa debería evaluar durante un proceso de migración de servicios de comunicaciones a la nube.

¿Por qué usar la nube para nuestras comunicaciones en la empresa?

Considerando que en la mayor parte de las empresas las comunicaciones son responsabilidad de los departamentos de IT, las comunicaciones gestionadas en la nube les aportan considerables ventajas:  Resuelven las limitaciones de experiencia y falta de recursos para abordar nuevos proyectos. Los servicios en la nube son una respuesta rápida y eficaz al crecimiento o descentralización de las compañías, que requieren que los sistemas IT también evolucionen con las nuevas necesidades. Las estructuras reducidas de los departamentos de IT no afectan a la disponibilidad de los servicios en la nube ni su evolución futura.
Si nos centramos en la parte financiera, los servicios en la nube aportan una reducción considerable de la inversión en tecnología y en muchos casos la elimina, a través de un modelo de pago por uso, considerado como gasto. Ello evita tener que amortizar inversiones tecnológicas en largos períodos evitando la obsolescencia y permitiendo a las empresas disponer de las mejores tecnologías en todo momento, y sobre todo a la medida de sus necesidades, pagando solamente por lo que necesita en cada momento.

¿Para qué tipo de empresas son las comunicaciones en la nube?

Si bien cualquier tipo de empresa puede alojar sus comunicaciones en la nube, hay ciertos casos que se maximizan los beneficios de estas soluciones, como por ejemplo las empresas con dispersión geográfica, bien con sedes remotas o personal desplazado en cualquier lugar, que requieren de los servicios de comunicaciones corporativos a través de Internet. También en aquellas empresas que no disponen de departamento o personal con conocimientos de IT, las comunicaciones en la nube son una mejor opción que la compra y gestión de tecnología.
La decisión de implementar las comunicaciones en la nube en una empresa debe tomarse también de forma estratégica por parte de la Dirección, de forma independiente a los beneficios para IT y los propios económicos, considerando los siguientes aspectos : Asegurar que todos los empleados disponen de las mejores aplicaciones de comunicación en cualquier lugar. Disponer de un mejor modelo de gestión de la tecnología, especialmente cuando se producen cambios rápidos en el negocio. Disponer de una plataforma unificada de servicios de comunicaciones, que aglutine en un único proveedor el acceso a Internet y las soluciones y aplicaciones de telefonía de la empresa.

¿Cuándo migrar las comunicaciones a la nube?

Durante los próximos cinco años, toda empresa en España se enfrentará a esta decisión, cuya respuesta no es simple, pero existen diferentes factores internos y externos a la empresa que acelerarán o no dicha decisión.
Como factores internos cabe considerar la posible saturación del sistema telefónico existente, o su falta de funcionalidad para las necesidades de los usuarios. Este es el caso, por ejemplo, de la incorporación de la videoconferencia en el sistema de comunicaciones corporativo, así como la completa integración de la telefonía fija de la empresa con la móvil. Otro factor a tener en cuenta es que el departamento de IT y la dirección considere que la tecnología actual no esté alineada con la visión de la empresa, o cuando la reducción de estructura requiera hacer más eficaces los departamentos de IT, incluso cuando éstos son externalizados.
Pero el entorno también puede acelerar el cambio, especialmente cuando el fabricante de la centralita existente deja de dar soporte a versiones antiguas, o cuando el distribuidor de confianza de la empresa abandona el negocio. La extensa oferta de servicios de comunicaciones en la nube hace que los usuarios descubran continuamente nuevos servicios y soluciones que desean utilizar en el ámbito profesional y que impulsan a las empresas a su migración hacia la nube de buena parte de la infraestructura tecnológica existente, no solo de comunicaciones sino también de otros ámbitos como el almacenamiento.

¿A quién contratar las comunicaciones en la nube?

La mayoría de servicios y soluciones tecnológicas en la nube, bien sean de software como servicio o infraestructura como servicio, requieren por parte del proveedor de una fuerte especialización, tanto tecnológica como de negocio, para asegurar la máxima disponibilidad del servicio así como la correcta atención al cliente acorde a los niveles de servicio contratados. Esta especialización necesaria en los proveedores de comunicaciones en la nube, debe ser complementada también con una oferta completa y variada de soluciones para el cliente, para poder establecer una relación a largo plazo con el cliente a través de la prestación de diferentes servicios, sin olvidar la importancia de la proximidad en la relación de preventa y postventa del proveedor del servicio con el cliente.
La decisión de alojar las comunicaciones en la nube de una empresa, debe por tanto de basarse en una estricta selección del proveedor, donde no únicamente el precio del servicio será el factor decisor, sino uno más que asegure la correcta selección por parte del cliente.



Categorías:Mercado y sector

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