Las 5 diferencias principales entre una centralita física y una virtual

atencion-cliente--644x362Son muchas las empresas que ante la voluntad de mejorar la gestión de las llamadas y la atención al cliente, ven la necesidad de contar con una nueva centralita telefónica, y dudan entre la opción de invertir en una centralita física o bien contratar un servicio de centralita virtual. En este post detallaremos las principales diferencias entre una y otra.

1. ¿Comprar una centralita física o contratar una centralita virtual?

La primera y más importante diferencia entre una centralita física y una centralita virtual es la inversión. Las compañías que se declinan por adquirir una centralita física, deben realizar un desembolso económico importante ya que una centralita física implica la compra de un hardware, y por lo tanto, la amortización de la inversión. Contratando un servicio de centralita virtual, no es necesario comprar ningún tipo de equipamiento, ya que la centralita se encuentra alojada en las instalaciones del proveedor del servicio y habitualmente los terminales de usuario están incluidos en la cuota mensual.

2. Puesta en marcha y  mantenimiento

En el caso de las centralitas físicas, tanto la puesta en marcha como el mantenimiento del equipo requiere de personal muy especializado, de manera que, a parte de la inversión inicial que suele incluir la compra e instalación del equipo, se debe pagar una cuota mensual en concepto de mantenimiento a una empresa externa para la gestión de dicha infraestructura, para realizar cambios y modificaciones de la configuración necesarios para el cliente, la actualización del equipamiento con nuevas versiones del software cuando el fabricante lo requiere, la ampliación de prestaciones solicitadas por el cliente, la resolución de averías e incidencias etc …  y esto también implica costes anuales considerables y muchas veces impredecibles. Las centralitas virtuales en cambio, al ser un servicio gestionado, carecen de todos los gastos antes mencionados, ya que es la empresa proveedora del servicio la encargada de instalar, mantener y actualizar la plataforma de forma permanente, garantizando de este modo la disponibilidad del servicio según los niveles de SLA (“Service Level Agreement”) contratados, siempre bajo un modelo de cuota mensual.

3. Solución parcial o solución integral

Al comprar e instalar una centralita física, el beneficio que se obtiene es esencialmente una mejora de la gestión de las llamadas, sin embargo, la línea telefónica, las  llamadas de voz y el acceso a Internet, deben contratarse a parte con un operador de telecomunicaciones. Las compañías proveedoras de comunicaciones en la nube especialmente enfocadas al segmento profesional,  ofrecen soluciones integrales mediante las cuales, a través del pago de una única cuota mensual, las empresas contratan el conjunto de servicios  que necesitan a un único proveedor : centralita virtual, líneas de voz, tarifa plana de llamadas a fijo y móvil, acceso a Internet, VPN, teléfonos IP, soporte técnico profesional …etc. De esta manera la empresa proveedora del servicio en la nube realiza una gestión eficaz e inteligente de las comunicaciones, y el cliente puede despreocuparse por completo y centrarse únicamente en disfrutar de ellas.

4. Escalabilidad

Al comprar una centralita física, uno de los parámetros a elegir es su capacidad, es decir, el número máximo de líneas y extensiones que puede abarcar. Así pues, empresas que adquirieron una centralita física cuando contaban con 30 empleados y que, 2 ó 3 años más tarde se ven obligadas a disminuir la plantilla a 10, se encuentran pagando y amortizando una centralita con una capacidad tres veces mayor a sus necesidades. Lo  mismo pasa al contrario, si al comprar la centralita tu empresa cuenta con 5 trabajadores, y al cabo de un tiempo sois 20, necesitarás adquirir una centralita de capacidad superior, cuando aún no habrás terminado de pagar y amortizar la anterior.  Con las centralitas virtuales esto no pasa. Las empresas pueden incrementar o disminuir el número de puestos contratados simplemente mediante una llamada telefónica al servicio de atención al cliente de la compañía proveedora del servicio. De esta manera la cuota mensual se ajusta siempre al 100% a las necesidades y dimensiones de la empresa y nunca pagarás más por algo que no utilizas.

Por otro lado, en el caso de empresas que crezcan a nivel de sedes si se decide optar por la centralita física, cada sede debe tener su propio equipo e infraestructura, multiplicándose así los gastos de compra, mantenimiento y actualización por el número de sedes que tenga la compañía. Sin embargo, contratando un servicio de centralita virtual, añadir o eliminar una sede es fácil, rápido y económico, y la empresa multisede tendría una sola centralita para todas las sedes, consiguiendo una unificación de las comunicaciones, una optimización de la infraestructura y obteniendo importantes ahorros en la factura telefónica.

5. Prestaciones y funcionalidades únicas

A día de hoy, los avances tecnológicos del cloud han provocado que las centralitas virtuales (o centralitas en la nube) cuenten con prestaciones que las centralitas físicas, por sus características técnicas, no pueden ofrecer. Un muy buen ejemplo lo encontramos en la integración de la telefonía fija y móvil que ofrece VozTelecom en su servicio de centralita virtual OIGAA Centrex, con la posibilidad de integrar la telefonía de la empresa en el móvil del usuario, de manera que los empleados pueden atender las llamadas que recibe su extensión fija desde el teléfono móvil en cualquier momento y lugar, así como realizar llamadas utilizando la tarifa plana de la centralita, y acceder al panel de control de las funcionalidades de su extensión fija desde el móvil o smartphone. Servicios de centralita virtual como OIGAA Centrex, aportan a la empresa beneficios adicionales a los ofrecidos por las centralitas físicas, como el de mayor eficacia y productividad para los usuarios en movilidad, así como otros beneficios personales  derivados de la integración fijo-móvil muy valorados por los empleados.

Por otro lado, los proveedores de servicio acostumbran a ofrecer diferentes modalidades de su servicio empaquetando funcionalidades específicas para cada tipología de cliente o necesidad del usuario. Así pues, una empresa con un número importante de agentes de atención telefónica que ofrezca soporte técnico a sus clientes requerirá de unas prestaciones en la centralita diferentes a las que necesita una gestoría o despacho de abogados. Muchas veces la propia empresa desconoce lo que podrá necesitar en el futuro, por lo que es en estos casos, donde la inversión en una centralita física se convierte en un inconveniente, frente a la flexibilidad de contratar un servicio de centralita en la nube adaptado a las necesidades del cliente en todo momento, actual o futuro.

Si deseas conocer cómo OIGAA Centrex se adapta a las necesidades de tu empresa,  contacta con nosotros rellenando el formulario o bien llamando al 902 360 305.



Categorías:Mercado y sector

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6 respuestas

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    • Muchas gracias por tu comentario!
      Efectivamente, los beneficios que aportan las centralitas telefónicas a las empresas son muchos, tanto a nivel de organización, como de productividad y movilidad. Además, con la proliferación del “cloud”, el coste de contratar un servicio de centralita virtual es mínimo, además de permitirte disminuir la factura de telefonía fija y móvil.
      De nuevo, muchas gracias por tu aportación! 🙂

  5. Es cierto que las centralitas físicas nos han acompañado durante muchos años, y se les tiene cariño, pero, los tiempos han cambiado, hay que evolucionar, y el camino está en la red, de ahí que las centralitas virtuales tengan especial preponderancia en los tiempos que corren. Dan más flexibilidad, permiten ahorrar costes y se puede integrar los servicios móviles en él.

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